采购工作主要为企业提供生产与管理所需的各种物料,采购管理就是对采购业务过程进行组织、实施与控制的管理过程。企业的采购工作相当重要,并且也非常繁杂。相当多的企业采购人员经常因采购工作中的一些琐事而影响了采购工作的效率,对采购工作的主要控制要素:物品供应的数量、价格以及供应时间反而只是勉强应付,几乎没有时间与精力去研究采购市场与开发供应商,更谈不上建立企业的稳固、高效和低成本的供应链。ERP 的出现为采购工作注入了强大的活力,提供了管理与技术并举的解决方案。应该说,在诸多业务部门的 ERP 推广与应用中,采购部门是见效最快的部门之一。

☛ 采购业务的作用

采购管理在企业经营管理中占据非常重要的位置。任何企业要向市场提供产品或服务都离不开原材料或消耗品的采购。对于制造业来说,物料成本占整个产品成本的比重较大或非常大。例如,石油炼油企业的原材料成本占销售额的 80%,对于几乎占用最少原材料费的制药业,其原材料成本也占了近 30%。大多数制造业的采购原材料成本都占其销售额的一半以上。由此可见采购管理在企业管理中的份量了。当然,更重要的还是企业的采购部门必须适时、适量、适质、适价地完成采购任务,为生产部门提供生产所需要的原材料 ( 或外加工件 )。

考虑到材料在产品中的费用份额,因此采购部门必须想方设法降低材料的采购成本,同时还必须考虑物料的库存。大量物品库存积压,意味着物料的库存成本增加,资金占用增加。降低材料成本与提高采购作业的质量已成为了每个企业所追求的目标。

☛ 采购业务概述

采购业务的内容与作业程序大致如下:

⑴ 接受物料需求或采购指示

物料需求大部分来自于生产计划产生的需求,采购部门必须按物料规格、数量、需求时间及质量要求提供给生产部门。对要求外协加工的物料,由生产技术部门 ( 或生产部门 ) 与采购部门共同确定外加工方案,或者由采购部门主要确定外加工方案,因为采购部门对市场的加工能力、供应情况更加了解。另外,部分物料不是由生产部门 ( 或计划部门 ) 提出需求,而是由库存部门提出,因为部分物料是按订货点控制需求的。这部分物料多为固定消耗料。

⑵ 选择供应商

供应商处于企业供需链的供应端,从这个意义上来说,供应商也是企业资源之一。采购部门掌握越多的供应商,企业的供应来源就越丰富。当然,供应商多并不一定优,现代管理的管理思想趋向于 “ 供应商是合作关系 ” 或 “ 合作伙伴 ” 的关系。企业在选择供应商时一般来说要考虑三个要素:价格、质量和交货期。传统企业与供应商的关系是一种短期的、松散的、竞争对手关系,这样一来会出现价格上的波动、质量上的不稳定及供货期的不可靠现象。

现代企业管理者们意识到供应商对企业的重要影响,把建立和发展与供应商的关系作为企业整个经营战略的重要部分,与供应商共同分析成本与质量因素,并向供应商提供技术支持。尤其是在 JIT 生产方式下,要求供应商在需要的时候按需要的数量提供优质产品。因此,在 JIT 方式下,这种合作关系要求更稳定、更可靠。

ISO 9000 质量保证与管理体系,要求企业对分供方 ( 即供应商 ) 进行评估,并向分供方 ( 供应商 ) 提供全部的质量与技术要求,帮助分供方 ( 供应商 ) 进行质量改善。这也体现了企业与供应商的合作关系。但企业对供应商太过于依赖也会产生供应商缺乏竞争力,而且企业的风险也会增加。一般地说,企业对每种物料的供应至少要保持两家供应商较为合适。当然,企业要根据自身的特点与市场的环境制订合适的策略。

⑶ 下达订单

根据物料需求计划制订采购计划,并根据采购计划选择供应商,下达采购订单。这要求采购人员必须将材料的质量要求、数量要求及交货时间要求准确无误地下达给供应商。因此,采购人员除了应具有采购专业知识外,还要熟悉企业所需求的材料技术与制造工艺知识。当然,企业的质量管理人员、技术人员及计划人员都要对采购工作给予充分的支持。

⑷ 订单跟踪

采购员发出采购订单后,为了保证订单按期、按质及按量交货,要对采购订单进行跟踪检查,控制采购进度。

⑸ 验收货物

采购部门要协助库存与检验部门对供应商来料进行验收,按需收货,不能延期也不能提前,平衡库存物流。